Cuando hablamos de productividad, poder acceder rápidamente a los archivos que nos interesan al momento es de gran utilidad.
Algunas veces tenemos todos los archivos en un mismo lugar, pero muchas veces se encuentran diseminados por nuestro ordenador. Afortunadamente, existe una función que nos permite reunirlos y mostrarlos todos de una sola vez.
Para conseguirlo, vamos a hacer uso de una de las funciones más potentes de Finder: las carpetas inteligentes.
Qué es una carpeta inteligente
Hasta ahora, probablemente, solo conocíamos las carpetas. Es decir, contenedores de archivos. Si añadimos un archivo en ella, allí está, si lo quitamos, pues deja de estar. Sé que es simple, pero es importante tenerlo claro.
Las carpetas inteligentes son muy diferentes. La única similitud es que cuando las abrimos encontramos archivos. Pero ¿qué archivos? Pues los que sus reglas le indiquen.
Las carpetas inteligentes no contienen archivos, recogen los archivos según sus reglas o filtros y nos los muestran. Por ejemplo, podemos crear una carpeta que busque todas las imágenes que tenemos en el escritorio y nos las muestre. Otro ejemplo puede ser una carpeta inteligente donde podamos encontrar todos los documentos pdf cuyo nombre contenga “viaje”.
Las carpetas inteligentes son en realidad un filtro. Son una manera de mostrar juntos, en un solo lugar, archivos que de otra manera no tienen ninguna relación y que se encuentran en distintos lugares de nuestro ordenador. Y las reglas son las que nos permiten establecer relaciones con los archivos.
Cómo crear una carpeta inteligente
Hay varias maneras para crear una carpeta inteligente, pero las dos más claras son las siguientes:
- Abrimos una ventana del Finder.
- Hacemos clic en “Archivo” en la barra de menús.
- Seleccionamos “Nueva Carpeta Inteligente”.
O
- Hacemos clic secundario (con el botón derecho) en Finder en el Dock.
- Seleccionamos “Nueva Carpeta Inteligente”.
Configurar la nueva carpeta inteligente
Una vez tenemos la carpeta inteligente creada es hora de definir las reglas para que muestre archivos. Yo voy a crear una carpeta de ejemplo que busque todos mis PDF de los últimos 10 días que en su nombre tengan la palabra “Vuelo”. Para hacerlo sigamos estos pasos:
- Hacemos clic en el signo del más “+” en la parte superior derecha.
- En el área superior central hacemos clic en el cuadro desplegable “Tipo”.
- Aquí podemos seleccionar de entre las opciones que nos apetezcan, en mi ejemplo elegiré “Clase”.
- En la parte derecha de la misma barra elegiré “PDF”.
5. Volvemos a tocar en el signo del más “+”.
6. Elegimos “Fecha de la última apertura” y especificamos 10 días.
7. Volvemos a tocar en el signo del más “+”.
8. Elegimos “Nombre” y especificamos “Vuelo”.
9. Tocamos en “Guardar” y elegimos un nombre.
10. Decidimos si queremos que la carpeta aparezca en la barra lateral del Finder, normalmente sí.
Resultado y uso
Si no queremos que la carpeta nos aparezca en la barra lateral es conveniente que la guardemos en un sitio accesible, como documentos o el escritorio. Las carpetas inteligentes se distinguen de las normales por ser de color lila y tener la imagen de un engranaje en el centro.
Si hemos decidido que la carpeta nos aparezca en la barra lateral, el resultado es el siguiente:
Cada vez que toquemos en “Vuelos” en nuestra barra lateral, veremos los documentos que cumplan las condiciones de la carpeta. Si añadimos nuevos documentos o eliminamos algunos podemos estar tranquilos: la carpeta inteligente siempre estará actualizada, al fin y al cabo, como hemos dicho al principio del artículo ella no contiene nada, solo busca lo que nosotros ya le hemos predefinido.
Es muy importante saber que los archivos dentro de las carpetas inteligentes no son copias de los originales. No están duplicados. Así que eliminarlos de la carpeta inteligente los elimina de todo el sistema.
También es bueno saber que estas carpetas solo funcionan en el Mac, no en el iPhone ni en el iPad.