La importancia de las firmas en Mail

Cuando enviamos un correo electrónico desde un dispositivo Apple veremos aparecer, de manera predefinida, una firma debajo del mensaje como por ejemplo «Enviado desde mi iPhone» o «Enviado desde mi iPad».

Estas firmas, como ya vimos, se pueden cambiar y editar según nuestras preferencias para añadir más detalles, información de contacto o simplemente eliminarlas.

A simple vista puede parecer un reclamo publicitario creado por Apple para dar a conocer que usamos un iPhone u otro dispositivo pero hoy vamos a enfocarlo de otro modo.

Un poco de contexto

Dentro del mundo de la tecnología el correo electrónico, como su propio nombre indica, llegó para ser el substituto de las cartas en papel. Estas cartas tienen una estructura que, desde hace muchos años, se mantiene y se respeta. Un saludo en la parte superior, un saludo en la parte inferior y una firma.

Se considera de buenos modales que los correos electrónicos que enviamos o recibimos se ciñan a esta estructura lo máximo posible, y en general esperamos una corrección en la ortografía, en la estructura del mensaje y demás.

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Normalidad y comodidad

Con la llegada de los teléfonos inteligentes fuimos capaces de enviar correos electrónicos desde nuestros bolsillos, más adelante con dispositivos como el Apple Watch pudimos enviarlo desde nuestra muñeca y, en última instancia, con Siri podemos enviarlo sencillamente con nuestra voz.

El hecho de que cada vez nos sea más sencillo comunicarnos hace que lo hagamos con más naturalidad y casi en cualquier situación. Podemos contestar un correo mientras subimos en ascensor o dictárselo a Siri mientras conducimos.

Lejos del ordenador, con su teclado a tamaño real, su pantalla y el escritorio que lo sostiene, cuando enviamos un correo electrónico con el iPad, iPhone, Watch o Siri la calidad del correo se resiente. Es natural, todos nos hacemos cargo de ello.

Firma
Mensaje con firma.

Y aquí es donde entran en juego las firmas

En mis sesiones de formación trato algunas veces con personas cuyo volumen de correos es enorme, y deben contestarlos todos. Al final llegamos a la conclusión de que podemos contestar muchos con el Apple Watch y con una frase predeterminada como «Gracias, me lo miraré y te diré algo». Pero en ese caso deberíamos dar a conocer las circunstancias de nuestra contestación.

Algunos estudios de la universidad de Harvard demuestran que el destinatario de un correo electrónico que contenga errores o esté mal escrito es mucho más comprensivo y está dispuesto a pasarlos por alto cuando la firma le indica un dispositivo diferente de un ordenador.

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La situación es, sin duda, más notable en un entorno de trabajo, donde la familiaridad con las personas que escribimos es menor y dar a conocer la situación en la que se ha contestado un mensaje es más que una cortesía y se vuelve casi una necesidad.

Conclusión

Las firmas del correo electrónico, que pueden parecer un reclamo publicitario (aunque también cumplen esa función), dan una pieza de información importante en una comunicación. Nos excusan de contestar un correo sin saludo ni firma cuando la situación lo requiere. Al fin y al cabo detrás de la tecnología hay personas y es bueno tenerlo presente cuando nos comunicamos.

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